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英文邮件写作解析, EssayV助你留学之路一臂之力.

Apr 6, 2021 | 留学生活, 美国大学

作为一名留学生, 给教授发送邮件是常见的事, 但是对于初出茅庐的留学萌新来说, 用礼貌地道, 清晰明白的表达方式发英语邮件不是一件易事. 所以一封内容简单的邮件, 也需要思虑良久, 例如英文邮件格式, 邮件开头问候语, 英文邮件礼仪等等都是需要去考证的内容. 当你的教授看到一封地道的邮件, 总是会加深对你的好感的. 到底该如何才能写出一封令教授满意的英语邮件呢? EssayV美国论文网为你准备了详细的干货资料, 一一解答难题.

 

目录:

英文邮件写作格式

邮件开头问候语

邮件正文排版

英文句式

英文邮件结尾

英文邮件Tips

 

英文邮件写作格式

在写中文邮件时, 常常会被强调需要空格, 不过在英语邮件中, 没有这样硬性的要求, 只是要注意在收件人称呼后需要加上逗号, 接着在逗号后空出一格即可. 开头可以根据与收件人关系的亲疏来决定使用 “Hello” 或者 “Dear”, 面对亲近的人, 适合用 “Hello”, 那么在正式的邮件中, 例如是发给老师的邮件, 一般采用 “Dear+姓氏或全名” 来称呼对方. 接着, 换行写明发邮件的原因目的, 也可以附加简短的自我介绍说明身份, 这样更有利于对方了解到您的信息, 更快建立联系. 这里给出英文邮件范文开头的示例:

Dear Professor. Smith,

I am a year student at university majoring in Chemistry. I would appreciate that I get the chance to talk with you about your research in your lab. I want to ask some questions about this experiment…

 

邮件开头问候语

英语邮件开头或结尾一般都需要祝福语, 当然, 现在大部分问候语都出现在结尾, 常见英文句式为, “Yours truly”, “Sincerely yours”, “With thanks”, “ Warm wishes”. 在英文邮件问候教授导师时, 尽量用一些正式, 温暖的表达方式, 比如, “Warmly”, “ Warm regards” 等等. 作为基本的英文邮件礼仪, 这样会使得对方在看你的邮件时, 有更好的阅读体验.

 

邮件正文排版

  • 自我介绍结束后, 需要说明自己是通过什么方式知道对方的, 虽然看似不重要的一句解释, 但这却是你和教授建立关联的第一扇门, 如果是有人推荐则是最好的, 同时你需要说明你是出于何种原因来找导师.
  • 把你的问题清晰说明出来, 最好是通过罗列的方式. 因为快速切入主题不会消耗对方的阅读耐心. 要提到英文邮件礼仪的另一条法则 “消极的礼貌”. 当我们主动提及对方可能因为工作忙碌, 无法满足自己的个人请求时, 可以多用if语句, 以表示我们谦和的态度.
  • 在提出请求后, 还有一个步骤就是, 需要论证请求是合理的. 这也是英文邮件礼仪另外的重要一步.
  • 支撑论证的内容可以是自己前期已经花费非常多的时间去尝试完成, 但是由于工作或者课业太过困难, 超出自己的能力范围之外, 不得已地来找老师给予意见. 有利于得到老师正面积极的帮助. 之后就是表达自己盼复, 附上对老师的祝福语.

 

英文句式

如果想要写出一篇行之有效的邮件, 可以选择一些礼貌地道的英文句式去表达.

  • 采用 “I was wondering if” 等句式, 当你和这位老师足够亲近时, 也可以采用 “I wondered…”, “Shall we…” 等关系更进一步的表达.
  • 邮件中尽可能少地使用 “I want…”, “I would like…”, “Please…” 等句式, 一是因为这样主观性太强, 难免会显得你比较强势; 二是暗含你对老师的期望, 这样会给他带去一定压力.
  • 写给老师的邮件一般是偏正式的, 所以避免使用 “Best wishes”, “Cheers” 等口语化的表达, 这些通常是出现在非正式的邮件当中.
  • 如果邮件里你写到了一些对老师而言产生负面影响或者消极情绪时, 最好用到 “Thank you for your understanding.” 这样的礼貌用语.
  • 当对方很快就回复你的邮件时, 你要记得感谢他, 可以用的句式有 “Thank you for your prompt reply.”

 

英语邮件结尾

结束之前, 你需要在英文邮件感谢导师. 最正式的表达是 “Thank you, and I look forward to hearing from you. ” 同时, 英语邮件结尾问候语最好能和开头形成一个回环. 开头内容为 “Dear Sir/Madam”, 那么结尾就为“Yours faithfully”等句式.

 

英文邮件Tips

  • 对于美国留学生来说, 邮件写得简洁明了更受教授欢迎. 在说明写作意图时, 一定要写清楚你所面对的疑难或目前你能想到的解决方案, 之后才是咨询导师的意见. 只有这样, 会让导师知道你是有独立思考的学生.
  • 如果在邮件中你提出需要和导师线下面对面交流, 最好是在邮件里就给出你认为比较方便的若干时间段, 让教授有选择的余地, 可以尽快挑选一个他合适的时间.
  • 当你的老师回复你的邮件或者给你发送你需要的资料时, 你一定要告诉老师这边收到了他的回复, 这也是英文邮件礼仪的体现.
  • 在每篇邮件末尾都需要附上你的名字, 不可以是自己的个人昵称一类, 这样不够正式.
  • 作为留学生而言, 常见的邮件内容就是给教授发邮件问成绩, 面对这种情况, 要注意的细节是开头说明自己的学生信息, 包括学院, 专业, 年级, 科目等等, 同时, 一定不要写错教授的姓氏和名称.

 

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